Vous vous apprêtez à quitter le bureau pour un jour, une semaine, un mois. Il faut que vous rédigiez un message automatique d’absence pour que votre boîte de courriel n’implose pas avant votre retour de congé ou d’un voyage d’affaires.

Comment rédiger un bon message d’absence? | 37e AVENUE


Vous vous apprêtez à quitter le bureau pour un jour, une semaine, un mois. Il faut que vous rédigiez un message automatique d’absence pour que votre boîte de courriel n’implose pas avant votre retour de congé ou d’un voyage d’affaires. Voici quelques trucs et conseils pour que vos messages d’absence soient aussi efficaces qu’utiles pour vous et votre marque.

Une auto-réponse, c’est en effet aussi du contenu. Il faut donc appliquer les règles du marketing de contenu.

Penser à l’auditoire

Qui va recevoir votre auto-réponse d’absence? Tous ceux qui vous écrivent, selon toute vraisemblance. Qui sont ces correspondants? Des clients? Des collègues? Des fournisseurs? Des curieux? Des spammeurs envahissants?

Quel est votre objectif?

Qu’attendez-vous de votre réponse automatique? Qu’espérez-vous qu’elle fasse? Uniquement informer de votre absence? Aiguiller le correspondant vers quelqu’un d’autre? Conserver le message reçu et faire patienter son auteur jusqu’à votre retour frais, dispos et bronzé? Inviter la personne à vous réécrire plus tard? Rappeler que votre présence est indispensable? Démontrer que même quand vous n’êtes pas là, vous êtes là?

Soigner votre style

Le ton et le style doivent vous ressembler, mais ils doivent aussi être en phase avec la ligne éditoriale de votre entreprise. On n’annonce pas à ses chums qu’on est en vacances, comme on le ferait avec un vice-président qui vous consulte pour des questions juridiques ou un fabricant d’avions qui a besoin de deux mille boulons tout de suite.

Pensez court

Pendant que vous vous prélassez sur une plage de sable fin ou que vous courrez les réunions dans une métropole lointaine, votre correspondant est au boulot et il n’a pas de temps à perdre. Dans votre message, allez droit au but : vous êtes absent – en donner éventuellement brièvement la raison – proposer des alternatives à votre correspondant – quand rentrez-vous – salutations d’usage.

5 exemples de messages d’absence à suivre… ou pas

 

Le classique 

Bonjour,

Veuillez prendre note que je suis absent(e) du bureau du [date de départ] au [date de retour] compris sans accès à ma messagerie. Je prendrai connaissance de votre courriel à mon retour.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter [prénom, nom et poste] à cette adresse: [adresse du/de la collègue].

Cordialement,

[Signature]

En version, courte ça donne

Bonjour,

De retour le [date de retour]. Pour toute urgence, veuillez contacter: [adresse du/de la collègue]

 L’extrêmiste 

Je suis en vacances jusqu’au [date de retour]. Pendant cette période, je n’autorise qu’un seul courriel par expéditeur. J’effacerai sans les lire tout autre message que vous m’enverrez.

L’alarmiste

Je ne suis pas joignable jusqu’au [date de retour]. En cas d’urgence, appelez: les pompiers, le 911, la défense nationale, votre maman.

L’humoriste

Je ne prendrai pas mes messages jusqu’au [date de retour]. “Quand je vois le nombre de gens qui sont partis en vacances avec leur sans-fil, je me dis que s’il y avait eu des fils, on n’aurait pas fini de défaire les nœuds.” (Philippe Geluck)

L’honnête

Je suis au bureau, mais j’ai découvert que ce système de réponse automatique a considérablement réduit ma charge de travail. Je vous invite également à m’appeler pour entendre mon message téléphonique qui fait le même constat.

Pourquoi ne pas faire preuve de créativité si vous êtes dans un métier créatif?

Lorsque j’étais concepteur-rédacteur publicitaire, j’ai produit de nombreux messages d’absence sous forme de vidéos rigolotes. En voici quelques-uns tournés avec les moyens du bord à une époque où Facebook n’existait pas encore        

Pascal Henrard
par associé, vice-président, contenu et création

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